Lưu ý của biên tập viên: Đây là một phần của loạt bài đang tiếp diễn nhằm nghiên cứu AI tạo sinh và tác động liên tục của nó đối với thế giới kinh doanh.

Việc áp dụng thành công AI tạo sinh (Gen AI) không chỉ đòi hỏi tích hợp các công nghệ mới. Nó đòi hỏi một chiến lược Gen AI toàn diện, liên kết các công cụ với mục tiêu của tổ chức và quản lý hiệu quả quá trình chuyển đổi cho nhân viên.

Ví dụ, Microsoft, với tư cách là công ty lớn nhất thế giới và đi đầu trong việc áp dụng AI thế hệ mới, nhấn mạnh tầm quan trọng của cách tiếp cận rõ ràng tập trung vào các mục tiêu kinh doanh.

Nếu không có cách tiếp cận rõ ràng, ngay cả các công cụ AI tiên tiến nhất cũng có thể dẫn đến tình trạng sử dụng không hết công suất hoặc kém hiệu quả. Bạn sẽ có được ROI tốt nhất bằng cách áp dụng cách tiếp cận 7 bước được nêu dưới đây để áp dụng chiến lược AI toàn diện, nhấn mạnh vào sự cân bằng giữa các yêu cầu kỹ thuật và yếu tố con người.

Bước 1: Đánh giá các quy trình hiện tại

Trước khi triển khai chiến lược Gen AI, điều quan trọng là phải đánh giá các quy trình làm việc, công cụ và thách thức hiện có để xác định các lĩnh vực mà AI có thể có tác động đáng kể nhất. Các câu hỏi chính bao gồm: Quy trình nào là thủ công hoặc không hiệu quả? Những điểm khó khăn mà AI có thể giải quyết là gì? Dữ liệu được sử dụng hiệu quả như thế nào trong việc ra quyết định?

Ví dụ, bộ phận dịch vụ khách hàng quá tải vì quá nhiều yêu cầu có thể được hưởng lợi từ chatbot sử dụng AI để hợp lý hóa tương tác và giảm thời gian phản hồi.

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng chatbot dựa trên AI có thể tăng cường sự tuân thủ và sự hài lòng của người dùng trong các thiết lập dịch vụ khách hàng. Tương tự như vậy, một công ty sản xuất có thể sử dụng các mô hình AI dự đoán để tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho. Đánh giá này đặt nền tảng cho việc xác định các mục tiêu chính xác trong giai đoạn tiếp theo.

Bước 2: Xác định mục tiêu và mục đích rõ ràng

Với sự hiểu biết sâu sắc về các quy trình hiện tại, bước tiếp theo là thiết lập các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được để áp dụng AI thế hệ mới. Nếu không có các mục tiêu cụ thể, các sáng kiến ​​AI có thể trở nên không tập trung, dẫn đến lãng phí tài nguyên.

Mục tiêu phải phù hợp với các mục tiêu kinh doanh rộng hơn như giảm chi phí hoạt động, nâng cao sự hài lòng của khách hàng , cải thiện độ chính xác của việc ra quyết định hoặc tăng năng suất của nhân viên. Ví dụ, một tổ chức có thể đặt mục tiêu giảm 30% thời gian dành cho các nhiệm vụ hành chính thông qua tự động hóa do AI hỗ trợ hoặc tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng bằng cách tận dụng thông tin chi tiết về khách hàng do AI thúc đẩy.

Các mục tiêu được xác định rõ ràng đảm bảo rằng cả ban lãnh đạo và nhân viên đều thống nhất về kết quả mong muốn của việc triển khai Gen AI.

Bước 3: Thu hút các bên liên quan và xây dựng một nhóm

Việc áp dụng thành công chiến lược Gen AI đòi hỏi sự tham gia của các bên liên quan trong toàn tổ chức, bao gồm lãnh đạo cấp cao, trưởng phòng, nhân viên tuyến đầu và nhóm CNTT. Sự tham gia sớm đảm bảo rằng những người bị ảnh hưởng bởi AI sẽ tham gia vào việc định hình việc triển khai và tích hợp AI vào quy trình làm việc.

Điều quan trọng là phải thành lập một nhóm triển khai AI đa chức năng bao gồm các thành viên từ bộ phận CNTT, vận hành, nhân sự, pháp lý và các bộ phận liên quan khác.

Mỗi thành viên đều mang đến những hiểu biết độc đáo, đảm bảo giải quyết được các cân nhắc về kỹ thuật, đạo đức và pháp lý. Giao tiếp thường xuyên giúp quản lý kỳ vọng và thúc đẩy sự ủng hộ rộng rãi, giảm sự phản kháng đối với sự thay đổi.

Bước 4: Phát triển lộ trình và mốc thời gian

Với các mục tiêu được đặt ra và một nhóm đã sẵn sàng, việc phát triển một lộ trình rõ ràng để triển khai Gen AI là điều cần thiết. Lộ trình này phải nêu rõ các mốc quan trọng, trách nhiệm và mốc thời gian cho từng giai đoạn của dự án, được cấu trúc theo các giai đoạn có thể quản lý được để cho phép thử nghiệm và điều chỉnh.

Lộ trình điển hình có thể bao gồm các dự án thí điểm ban đầu để thử nghiệm công nghệ trong môi trường được kiểm soát, thu thập phản hồi từ những người dùng đầu tiên, mở rộng giải pháp AI trên khắp các phòng ban và cung cấp đào tạo liên tục cho nhân viên.

Mốc thời gian thực tế là rất quan trọng, vì việc triển khai toàn diện có thể mất nhiều tháng, tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức và mức độ hoàn thiện của các công cụ AI được triển khai.

Bước 5: Chọn đúng công cụ và đối tác Gen AI

Việc lựa chọn các công cụ và đối tác phù hợp là rất quan trọng trong việc áp dụng chiến lược Gen AI. Không phải tất cả các giải pháp AI đều như nhau và các tổ chức phải đánh giá công cụ nào phù hợp nhất với các mục tiêu và quy trình làm việc cụ thể của họ. Các cân nhắc bao gồm tích hợp với các hệ thống hiện có, khả năng mở rộng, tùy chọn tùy chỉnh và mức độ hỗ trợ và đào tạo có sẵn từ các nhà cung cấp.

Các đối tác chiến lược, chẳng hạn như nhà cung cấp hoặc tư vấn AI , phải có thành tích đã được chứng minh về triển khai AI thành công và hiểu biết sâu sắc về ngành của tổ chức. Các công cụ và quan hệ đối tác phù hợp có thể tạo nên sự khác biệt giữa quá trình tích hợp liền mạch và quá trình triển khai rời rạc.

Bước 6: Đánh giá bằng cách sử dụng các số liệu hiệu quả

Sau khi triển khai, việc đánh giá liên tục là điều cần thiết để đo lường tác động của Gen AI và hướng dẫn những cải tiến trong tương lai. Việc xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) gắn liền với các mục tiêu ban đầu cho phép các nhà lãnh đạo theo dõi sự thành công của sáng kiến ​​AI và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về các điều chỉnh cần thiết.

Các số liệu chung bao gồm cải thiện hiệu quả, trải nghiệm của nhân viên, chất lượng hiệu suất của đầu ra AI và tỷ lệ áp dụng và sử dụng. Ví dụ, theo dõi việc giảm thời gian dành cho các tác vụ lặp đi lặp lại hoặc cải thiện trong tự động hóa quy trình có thể chỉ ra mức tăng hiệu quả.

Sự hài lòng của nhân viên có thể được đo lường thông qua các cuộc khảo sát, đánh giá cách AI tác động đến công việc của họ. Theo dõi độ chính xác của các dự đoán AI hoặc cải thiện trong quá trình ra quyết định phản ánh chất lượng hiệu suất. Tỷ lệ áp dụng và phản hồi của người dùng giúp hiểu được mức độ sử dụng rộng rãi của các công cụ AI và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Bước 7: Theo đuổi cải tiến liên tục

Việc áp dụng chiến lược AI thế hệ mới là một quá trình liên tục đòi hỏi phải cải tiến liên tục. Các hệ thống AI phải phát triển cùng với các mục tiêu của tổ chức, tiến bộ công nghệ và các điều kiện thị trường thay đổi.

Việc thu thập phản hồi thường xuyên từ nhân viên, khách hàng và dữ liệu hiệu suất hệ thống AI là rất quan trọng để hiểu được các công cụ AI thế hệ mới hoạt động tốt như thế nào và cách cải thiện chúng. Vòng phản hồi này cho phép các tổ chức duy trì sự nhanh nhẹn, điều chỉnh các mô hình AI và tinh chỉnh các quy trình khi cần thiết.

Những cải tiến mang tính lặp đi lặp lại nên được đưa vào chiến lược áp dụng ngay từ đầu, với các hệ thống AI được cập nhật thường xuyên dựa trên dữ liệu mới, nhu cầu thay đổi của người dùng và những tiến bộ trong công nghệ AI.

Kiểm toán thường xuyên các mô hình AI đảm bảo chúng vẫn chính xác, phù hợp và không thiên vị. Đào tạo liên tục cho nhân viên đảm bảo họ vẫn tự tin và có khả năng sử dụng AI hiệu quả, duy trì tỷ lệ áp dụng cao và giảm sự phản kháng đối với công nghệ mới.

Nghiên cứu tình huống: Một công ty dịch vụ tài chính khu vực

Một công ty dịch vụ tài chính khu vực đã yêu cầu tôi giúp áp dụng chiến lược Gen AI để hợp lý hóa quy trình tuyển dụng và đào tạo của họ. Bằng cách tự động sàng lọc sơ yếu lý lịch và lên lịch phỏng vấn, công ty đã tiết kiệm được đáng kể thời gian, giảm thời gian tuyển dụng xuống 40%.

Sự hài lòng của nhân viên được đo lường thông qua các cuộc khảo sát thường xuyên, cho thấy những trải nghiệm được cải thiện với quy trình tuyển dụng. Công ty cũng theo dõi hiệu suất của các công cụ Gen AI bằng cách phân tích chất lượng ứng viên phù hợp và đánh giá tỷ lệ giữ chân nhân viên dài hạn.

Cuối cùng, tỷ lệ áp dụng được theo dõi chặt chẽ và phản hồi của người dùng được đưa vào các cải tiến lặp đi lặp lại, đảm bảo quy trình tuyển dụng do AI thúc đẩy tiếp tục phát triển và đáp ứng nhu cầu của công ty.

Chiến lược AI thế hệ mới: Một công cụ chuyển đổi

Việc áp dụng chiến lược AI toàn diện không chỉ liên quan đến các khía cạnh kỹ thuật của quá trình triển khai. Nó đòi hỏi một cách tiếp cận chu đáo, từng bước, tích hợp công nghệ với các mục tiêu kinh doanh, sự gắn kết của nhân viên và cải tiến liên tục.

Bằng cách thực hiện theo các bước sau — đánh giá các quy trình hiện tại, xác định mục tiêu rõ ràng, xây dựng các nhóm chức năng chéo, phát triển lộ trình, lựa chọn công cụ phù hợp và liên tục đánh giá tiến độ — các tổ chức có thể tích hợp thành công AI vào hoạt động của mình và duy trì giá trị của nó trong dài hạn.

Thông qua cách tiếp cận có cấu trúc này, Gen AI không chỉ trở thành một công cụ mà còn là động lực thúc đẩy quá trình chuyển đổi và đổi mới trên toàn tổ chức.

Xem thêm: https://vistage.vn/tong-hop/7-quy-luat-lanh-dao-cua-ceo/

Thông tin và ý kiến ​​được trình bày là của riêng tác giả và không phải của Vistage Việt Nam, Inc.