Minh bạch và giao tiếp: chìa khóa để giảm bớt tác động của AI đến nhân sự

Việc tích hợp trí tuệ nhân tạo tạo sinh (Generative AI – Gen AI) vào tổ chức có thể mang tính chuyển đổi mạnh mẽ. Tuy nhiên, đối với nhiều nhân viên, quá trình này cũng đi kèm với không ít sự bất định. Vì vậy, minh bạch và giao tiếp liên tục trong suốt quá trình triển khai không phải là lựa chọn, mà là điều bắt buộc.

Khi doanh nghiệp chủ động chia sẻ tiến độ, khó khăn và các cột mốc quan trọng, họ có thể biến những nỗi lo về công nghệ thành sự tự tin, và biến sự kháng cự thành sự tham gia tích cực. Điều này đặc biệt quan trọng khi nói đến tác động của AI đến nhân sự, bởi sự thay đổi công nghệ luôn ảnh hưởng trực tiếp đến cách con người làm việc.

Niềm tin không được xây dựng chỉ bằng một thông báo duy nhất. Thay vào đó, niềm tin được hình thành thông qua các cập nhật thường xuyên và chi tiết. Khi nhân viên hiểu rõ dự án đang ở giai đoạn nào, đã đạt được điều gì và những thách thức nào còn phía trước, họ sẽ cảm thấy mình là một phần của hành trình thay đổi thay vì bị đứng ngoài.

Giao tiếp rõ ràng giúp giảm bớt suy đoán và lo lắng về ý nghĩa của công nghệ mới. Những cập nhật định kỳ biến một sáng kiến công nghệ tưởng chừng xa lạ và gây gián đoạn thành một hành trình chung mà nhân viên có thể đồng hành và ủng hộ.

Im lặng khiến nỗi lo về AI gia tăng

Khi giao tiếp bị gián đoạn, nỗi sợ sẽ nhanh chóng xuất hiện. Nhân viên bắt đầu tự đặt ra những câu hỏi:
AI có thay thế công việc của mình không?
Quy trình làm việc sẽ thay đổi đến mức nào?
Gen AI thực sự hoạt động ra sao?

Nếu không có câu trả lời rõ ràng, sự thiếu minh bạch sẽ biến thành lo lắng, mất động lực và thậm chí là phản kháng. Đây chính là một trong những biểu hiện rõ rệt của tác động của AI đến nhân sự khi doanh nghiệp triển khai công nghệ mới mà thiếu chiến lược giao tiếp.

Ví dụ, một công ty sản xuất triển khai hệ thống kiểm soát chất lượng dựa trên AI. Ban đầu, lãnh đạo đã đánh giá thấp nỗi lo của nhân viên về nguy cơ mất việc. Nhiều công nhân tin rằng công nghệ mới sẽ khiến họ trở nên dư thừa, mặc dù mục tiêu thực sự của dự án là nâng cao năng lực làm việc và giảm các nhiệm vụ lặp lại.

Do thiếu thông tin cập nhật, tin đồn bắt đầu lan rộng và dự án vấp phải sự phản đối mạnh mẽ.

Sau đó, công ty đã thay đổi cách tiếp cận. Họ tổ chức các buổi họp toàn công ty định kỳ và gửi bản tin nội bộ để cập nhật tiến độ. Lãnh đạo trực tiếp giải đáp các lo ngại, giải thích cách AI hỗ trợ con người thay vì thay thế họ. Các câu chuyện thành công từ những nhóm áp dụng sớm cũng được chia sẻ, cùng với lộ trình triển khai rõ ràng.

Chỉ sau vài tháng, thái độ của nhân viên đã thay đổi. Sự phản kháng giảm dần và được thay thế bằng sự ủng hộ.

Khi lãnh đạo ưu tiên sự minh bạch, nỗi sợ sẽ được giải tỏa trước khi nó kịp lan rộng. Nhân viên không còn phải tưởng tượng ra những kịch bản tồi tệ nhất, mà có thể nhìn thấy một con đường phía trước – trong đó họ vẫn là một phần quan trọng.

Sức mạnh của các cập nhật thường xuyên trước tác động của AI đến nhân sự

Sự minh bạch chỉ thực sự hiệu quả khi được duy trì một cách nhất quán. Những bản cập nhật hàng tuần hoặc hàng tháng giúp nhân viên luôn nắm bắt được tiến trình của dự án.

Bản tin nội bộ có thể chia sẻ các cột mốc quan trọng, mục tiêu sắp tới và thậm chí là những câu chuyện thành công của cá nhân hoặc nhóm. Những câu chuyện này giúp “nhân hóa” công nghệ AI, cho thấy nó được sử dụng để tăng cường đóng góp của con người, thay vì thay thế họ.

Ví dụ, một công ty bán lẻ áp dụng AI để tối ưu quản lý tồn kho. Trong các bản tin nội bộ, doanh nghiệp đã chia sẻ câu chuyện của những nhân viên sử dụng AI hiệu quả. Họ kể lại cách công nghệ giúp giảm lỗi thủ công và nâng cao hiệu suất làm việc.

Nhờ đó, nhận thức về tác động của AI đến nhân sự đã thay đổi. AI không còn bị nhìn nhận như mối đe dọa, mà trở thành một “đồng đội” hỗ trợ công việc.

Bên cạnh các kênh truyền thông viết, những diễn đàn trao đổi trực tiếp như cuộc họp nhóm cũng rất quan trọng. Trong các buổi họp này, nhân viên có thể đặt câu hỏi, chia sẻ mối quan tâm và hiểu rõ hơn cách AI hỗ trợ mục tiêu của từng phòng ban.

Ví dụ, một tổ chức y tế áp dụng Gen AI để hỗ trợ chẩn đoán bệnh. Trong các cuộc họp định kỳ, lãnh đạo giải thích cách công nghệ giúp tăng độ chính xác của chẩn đoán nhưng vẫn phụ thuộc vào chuyên môn của bác sĩ. Điều này giúp giảm bớt nỗi lo và tạo được sự đồng thuận.

Đối với các tổ chức có đội ngũ phân tán, một trang thông tin nội bộ hoặc cổng dữ liệu tập trung có thể trở thành nguồn tài nguyên quan trọng. Tại đây, nhân viên có thể tìm thấy câu hỏi thường gặp, báo cáo tiến độ, tài liệu đào tạo và các video hướng dẫn.

Những nguồn thông tin này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về tác động của AI đến nhân sự và cách công nghệ có thể hỗ trợ công việc của họ.

Ghi chú: Đây là một phần trong loạt bài đang tiếp diễn về trí tuệ nhân tạo tạo sinh và tác động liên tục của nó đối với thế giới kinh doanh.

Trung thực – nền tảng của sự minh bạch

Minh bạch không chỉ là chia sẻ thành công. Nó còn là việc thẳng thắn đối diện với khó khăn.

Nhân viên luôn tôn trọng sự trung thực. Khi doanh nghiệp thừa nhận các vấn đề hoặc sự chậm trễ trong quá trình triển khai AI, họ đang củng cố niềm tin bằng cách coi nhân viên là đối tác trong quá trình chuyển đổi.

Ví dụ, một công ty dịch vụ tài chính triển khai Gen AI để tự động hóa chăm sóc khách hàng. Khi gặp vấn đề về chất lượng dữ liệu khiến tiến độ bị chậm lại, lãnh đạo đã chủ động thông báo cho nhân viên. Họ giải thích nguyên nhân, các bước khắc phục và điều chỉnh lại thời gian triển khai.

Thay vì làm giảm niềm tin, sự minh bạch này khiến nhân viên cảm thấy được tôn trọng và tiếp tục ủng hộ dự án.

Việc thiết lập các cột mốc và chỉ số tiến độ rõ ràng cũng giúp củng cố sự minh bạch. Khi doanh nghiệp báo cáo tiến trình đạt được, nhân viên có thể nhìn thấy sự tiến triển của dự án. Nếu gặp trở ngại, việc chia sẻ kèm theo kế hoạch khắc phục sẽ giúp đội ngũ tiếp tục đồng hành.

Tác động của AI đến nhân sự – Khuyến khích đối thoại để tăng sự gắn kết

Minh bạch sẽ không trọn vẹn nếu chỉ là giao tiếp một chiều. Nhân viên cần có cơ hội đặt câu hỏi, chia sẻ ý kiến và đóng góp ý tưởng.

Các buổi hỏi đáp trực tiếp là kênh hiệu quả để nhân viên trao đổi với lãnh đạo. Những cuộc thảo luận này giúp làm rõ hiểu lầm và giảm bớt những lo ngại liên quan đến tác động của AI đến nhân sự.

Ngoài ra, khảo sát nội bộ cũng là cách hữu ích để thu thập phản hồi từ nhân viên, đặc biệt với những người không thoải mái khi phát biểu trước đám đông.

Trong một công ty công nghệ áp dụng AI cho kiểm thử phần mềm, khảo sát nội bộ cho thấy có nhiều nỗi sợ từ tác động của AI đến nhân sự. Nhờ thông tin này, công ty đã mở rộng chương trình đào tạo và cung cấp hướng dẫn sử dụng chi tiết hơn.

Khi doanh nghiệp thực sự lắng nghe và hành động dựa trên phản hồi, nhân viên sẽ cảm thấy mình có tiếng nói trong quá trình chuyển đổi.

Tăng tốc năng suất và định hình lại lực lượng lao động của bạn. Nhận báo cáo: Tương tác kỹ thuật số: Yếu tố dự báo năng suất.

Xây dựng văn hóa minh bạch trong kỷ nguyên AI

Tích hợp Gen AI không chỉ là một thay đổi công nghệ. Đây còn là một sự chuyển đổi về văn hóa.

Nhân viên cần nhìn thấy mình là một phần của quá trình đổi mới, chứ không phải là những người đứng ngoài hoặc bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi.

Các cập nhật thường xuyên, những cuộc đối thoại cởi mở và sự sẵn sàng đối diện với khó khăn sẽ tạo nền tảng cho niềm tin và sự gắn kết. Khi đó, tác động của AI đến nhân sự không còn là nguồn gốc của nỗi lo, mà trở thành động lực thúc đẩy đổi mới.

Khi lãnh đạo thực sự cam kết với sự minh bạch, việc tích hợp AI sẽ không chỉ là một bước tiến về công nghệ. Nó còn là minh chứng cho sức mạnh của niềm tin, giao tiếp và sự hợp tác trong tổ chức.

Nội dung và quan điểm trong bài viết này là của tác giả Gleb Tsipursky
và không nhất thiết phản ánh quan điểm của Vistage Worldwide, Inc.